Oppsett av frittstående arkivstruktur

Forutsetninger:

1. Bruker har dokumentasjonsforvalterrollen (x_steas_uh_core.documentation_manager)

2. Bruker har norsk som foretrukket språk

Deler av oppsett av arkivstruktur gjøres per ServiceNow-instanse, og er dermed frittstående fra andre ServiceNow-instanser. Denne veilederen omhandler oppsett av frittstående arkivstruktur.

Det finnes også en veileder for oppsett av felles arkivstruktur.

Naviger til en Documaster-instans

1. Logg inn som dokumentasjonsforvalter

2. Trykk på menyvalg Documaster Spoke -> Administration -> Forekomster

3. En liste over instanser vises

4. Klikk inn på en av instansene for å se detaljer

Konfigurer en dokumentasjonstype

1. Logg inn som dokumentasjonsforvalter

2. Trykk på menyvalg UH Core -> Arkiv -> Dokumenttyper

3. En liste over dokumentasjonstyper vises

4. Klikk på knappen 'Ny' for å opprette en ny

5. Klikk på en av dokumentasjonstypene i listen for å endre en eksisterende

6. Følgende felter kan endres:

   a. 'Navn': Dokumentasjonstypens navn

   b. 'Har godkjenning': Kan sendes på godkjenning

   c. 'Har oppfølging': Kan sendes på intern oppfølging

   d. 'Has sakspresentasjon': Kan benyttes som saksgrunnlag for et møte

   e. 'Er internt notat': Kan benyttes som oppfølgning

   f. 'Standard godkjenning': Vil bli benyttet som standard for vedtak

   g. 'Standard oppfølging': Vil bli benyttet som standard for interne notater for oppfølging

   h. 'Standard sakspresentasjon: Vil bli benyttet som standard for saksframlegg

   i. 'Standard innkommende': Vil bli benyttet som standard for inngående

   j. 'Standard først innkommende': Vil bli benyttet som standard for første inngående

   k. 'Standard utgående': Vil bli benyttes som standard for utgående

Konfigurer sakspart-kobling

1. Logg inn som dokumentasjonsforvalter

2. Trykk på menyvalg UH Core -> Arkiv -> Sakspartkobling

3. En liste over sakspart-koblinger vises, både for person og virksomhet

4. Klikk på knappen 'Ny' for å opprette en ny

5. Klikk på en av sakspartkoblingene i listen for å endre en eksisterende

6. Inne på sakspartkoblingen kan man konfigurere kobling mellom informasjon fra kontaktregisteret og arkivkjernen

Konfigurer korrespondansepart-kobling

1. Logg inn som dokumentasjonsforvalter

2. Trykk på menyvalg UH Core -> Archive -> Korrespondansepartkoblinger

3. En liste over korrespondansepart-koblinger vises, både for person og virksomhet

4. Klikk på knappen 'Ny' for å opprette en ny

5. Klikk på en av korrespondansepartkoblingene i listen for å endre en eksisterende

6. Inne på korrespondansepartkoblingen kan man konfigurere kobling mellom informasjon fra kontaktregisteret og arkivkjernen

Konfigurer saksstatus-kobling

1. Logg inn som dokumentasjonsforvalter

2. Trykk på menyvalg UH Core -> Arkiv -> Saksstatuskobling

3. En liste over sakstyper som har saksstatus-koblinger vises

4. Klikk på knappen 'Ny' for å legge til saksstatus-kobling for en ny sakstype

5. Klikk på en sakstype i listen for å endre en eksisterende sakstype-koblinger

6. Følgende felter kan endres:

   a. 'Navn': Navnet på koblingen

   b. 'Sakstype': Sakstypen

7. I tillegg finnes en liste over koblinger mellom verdien på saksstatus i ServiceNow og saksstatus i arkivkjernen

8. Klikk på knappen 'Ny' for å opprette en ny kobling mellom verdi på saksstatus i ServiceNow og saksstatus i arkivkjernen

9. Klikk på en av verdiene på saksstatus i ServiceNow for å endre en eksisterende kobling

10. Følgende felter kan endres:

    a. 'Saksstatus': Tallverdien for saksstatus i ServiceNow

    b. 'Mappestatus': Saksstatus i arkivkjernen