Skip to content
Snippets Groups Projects

23.2 NO Guide for hvordan saksbehandle Kompetanseopprykk

Last edited by Per Christian Gaustad

Hvordan saksbehandle kompetanseopprykk

Forutsetninger

  1. Bruker har saksbehandlerollen (x_steas_uh_core.case_worker)

  2. Innlogget bruker har saksbehandlertilgang til prosessen

  3. Bruker har norsk som foretrukket språk

Innledning

Denne artikkelen beskriver hvordan en saksbehandler kan saksbehandle søknader om kompetanseopprykk.

Steg-for-steg guide

Som saksbehandler

  1. Logg på saksbehandlingsgrensesnittet UH Workspace

  2. Gå til listen Sak -> Alle saker

  3. Klikk på Filter -> Avansert visning og opprett et filter som viser saker med saksområde A.E.08. Dette filteret kan spisses ytterligere ved å vise kun nye saker, eller saker kun innenfor en gitt organisasjonsenhet o.s.v.:



    Resultatet er at listevisningen nå kun viser saker som omhandler søknad om kompetanseopprykk

  4. Åpne en søknad om kompetanseopprykk ved å klikke på saksnummeret

  5. Sett deg selv som Saksbehandler og trykk på “Lagre”

  6. For å få hjelp underveis i saksbehandlingen kan saksbehandler

    a. Gå til fanen “Veiledning” for å få hjelp til de ulike prosesstegene

    b. Gå til fanen “Relevante lenker” for å få tilgang på relevant regelverk

  7. Gå til fanen Dokumenter for å kvalitetssikre innkommende søknad og vedlegg

  8. Dersom det er behov for ytterligere dokumentasjon eller avklaringer fra søker, trykk på knappen “Kontakt innsender” for å kommunisere med søker. Status på saken endrer seg til “Venter på innsender” og forblir i denne statusen til søker har oppdatert saken. Er det behov for å manuelt hente saken tilbake til status “Under behandling” kan saksbehandler trykke på knappen “Fortsett”

  9. Neste steg er å opprette en oppgave for å sette sammen en sakkyndig komité. Trykk på knappen “Foreslå komité” for å opprette en oppgave

  10. I oppgaven

    a. Tilordne denne til administrativ koordinator

    b. Velg hvilke dokumenter fra saken som skal være synlige på oppgaven i feltet “Tilgang på dokumenter”

    c. Trykk på knappen “Lagre”

  11. Administrativ koordinator mottar et varsel om at oppgaven er opprettet og tildelt

Som administrativ koordinator

  1. Logg på saksbehandlingsgrensesnittet UH Workspace og gå til “Mine oppgaver”

  2. Åpne oppgave “Komitéforslag”

  3. Identifiser komitémedlemmer og registrer disse i oppgaven under fanen “Komitémedlemmer”

  4. Når alle komitémedlemmer er registrert, vurder hvem som skal godkjenne komitéforslaget og angi dette i feltet “Godkjenning”

    a. Ingen godkjenning nødvendig

    b. Leder skal godkjenne, angi da navn på leder i feltet “Godkjennere”

    c. Utvalg skal godkjenne

  5. Trykk på knappen “Fullfør” for å lukke oppgaven og sende den tilbake til saksbehandler. Vurder om søker skal få gi innspill på komitéforslaget. Hvis ja, sendes listen over foreslåtte komitémedlemmer til søker for eventuell kommentar

Som saksbehandler

  1. Vurder hvem som skal godkjenne forslag til komité

    a. Godkjennes at et utvalg

    i.  Gå til fanen “**Møtesak**” og klikk på knappen “**Ny møtesak**”

ii. Fyll ut feltet “**Sakstittel**” og velg sakstype “**Vedtakssak**” og riktig utvalg som skal behandle saken

iii. Trykk på knappen “**Opprett møtesak**” for å generere mal for saksfremlegg

iv. Klikk på lenken “**Saksoppsummering**” for å åpne saksfremlegget i Word og fullføre dette

v.  Klikk på knappen “**Legg til dokumentasjon fra sak**” for å legge til dokumenter som er nødvendige for behandlingen i utvalget

vi. Klikk på knappen “**Klar til behandling**” for å sende saken til utvalget

  2. Når komitéforslaget er godkjent skal det opprettes oppnevningsbrev. Gå til fanen “Dokumenter” og klikk på “Ny dokumentasjon”

  3. Velg å opprette et nytt dokument fra malen “Oppnevningsbrev”

  4. Åpne dokumentet i Word og fullfør oppnevningsbrevet

  5. Send oppnevningsbrevet til medlemmer av komitéen samt innsender

    a. Dersom medlemmer av komitéen har norsk fødsels- eller d-nummer kan oppnevningsbrevet ekspederes. Klikk på knappen “Ekspeder” og ekspeder oppnevningsbrevet til mottakers digitale postkasse (eventuelt Altinn eller papirpost)

    b. Utenlandske medlemmer må få oppnevningsbrevet tilsendt per epost eller post

  6. Medlemmer av komitéen som ikke allerede finnes som brukere må opprettes som brukere (egen prosess pr institusjon hvordan dette gjøres)

  7. Gå til fanen “Oppgaver” og klikk på knappen “Ny oppgave”

  8. Tilordne denne til leder av sakkyndig komité

  9. Legg til resterende medlemmer av komitéen i feltet “Liste over ekstra tilordnede”

  10. Velg hvilke dokumenter komitéen skal ha tilgang til i feltet “Tilgang til dokumenter”

  11. Velg mal “Sakkyndig rapport” i feltet “Dokumentmal”

  12. Velg hvem som skal godkjenne sakkyndig rapport i feltet “Godkjennere”

  13. Klikk på knappen “Lagre” for å opprette oppgaven og tilordne denne til sakkyndig komité

  14. Medlemmer av sakkyndig komité mottar et varsel om at oppgaven er opprettet og tildelt

Som komitémedlem

  1. Logg inn i ansattportalen og gå til “Mine saker og oppgaver”

  2. Åpne oppgave “Sakkyndig komité”

  3. Klikk på lenke til filen “Sakkyndig rapport” for å åpne denne i Word

  4. Fullfør samskriving av sakkyndig rapport

  5. Gå tilbake til ansattportalen og åpne oppgaven

  6. Klikk på knappen “Fullfør” for å hente sakkyndig rapport tilbake til saksbehandlingsløsningen og sende den til godkjenning

  7. Medlemmer som har fått rapporten til godkjenning åpner denne i ansattportalen under “Godkjenninger”

  8. Når alle godkjennere har godkjent rapporten lukkes oppgaven “Sakkyndig komité”

Som saksbehandler

  1. Gå til fanen “Dokumenter” og kvalitetssikre sakkyndig rapport

  2. Trykk på knappen “Informer søker” for å gjøre sakkyndig rapport tilgjengelig for innsender

  3. Innsender varsles om at sakkyndig rapport er tilgjengelig i portalen

Som innsender

  1. Logg inn i ansattportalen og gå til “Mine saker og oppgaver”

  2. Se gjennom sakkyndig rapport. Er det behov for merknader klikk på “Send inn merknad” og fyll ut merknaden. Klikk på “Send inn” for å sende inn merknaden

Som saksbehandler

  1. Dersom innsender har sendt inn merknad blir det opprettet en ny oppgave “Tilsvar til merknad” automatisk, og komitémedlemmer meldes automatisk inn og varsles om den nye oppgaven. Når tilsvar er skrevet, lukkes oppgaven og saksbehandler varsles om dette

  2. Gå til fanen “Møtesak” og klikk på knappen “Ny møtesak”

  3. Fyll ut feltet “Sakstittel” og velg sakstype “Vedtakssak” og riktig utvalg som skal behandle saken

  4. Trykk på knappen “Opprett møtesak” for å generere mal for saksfremlegg

  5. Klikk på lenken “Saksoppsummering” for å åpne saksfremlegget i Word og fullføre dette

  6. Klikk på knappen “Legg til dokumentasjon fra sak” for å legge til dokumenter som er nødvendige for behandlingen i utvalget

  7. Klikk på knappen “Klar til behandling” for å sende saken til utvalget

  8. Når saken er ferdig behandlet, gå til fanen “Dokumenter” og velg “Nytt vedtak”

  9. Opprett et nytt dokument fra mal “Vedtaksbrev”

  10. Fullfør vedtaksbrevet i Word

  11. Ekspeder vedtaksbrev til søker