|
|
# Funksjonell beskrivelse av saksbehandlergrensesnittet (UH Workspace)
|
|
|
|
|
|
~~Dette dokumentet er en overordnet funksjonell beskrivelse av saksbehandlergrensesnittet (UH Workspace) med saksbehandler som målgruppe. Det beskriver kort funksjonalitetene som finnes og hvordan disse benyttes. Det er ikke ment som en beskrivelse eller føring på arbeidsflyt og rutiner, men kun som en veiledning for saksbehandler i navigering og bruk av løsningen.~~
|
|
|
|
|
|
### ~~Arbeidsflate (dashboard)~~
|
|
|
|
|
|
~~Det er en~~ ~~standard~~ ~~arbeidsflate (dashboard)~~ ~~for ulike roller som~~ ~~leveres med Fellestjenesten, hvor det er en~~ ~~arbeidsflate~~ ~~for leder,~~ ~~saksbehandler,~~ ~~og dokumentasjonsforvalter. Hvilken man blir navigert til, avhenger av rollen man har. Disse kan ikke redigeres av hver enkelt~~ ~~bruker, da de er standard for alle. Men alle kan lage sine egne~~ ~~arbeidsflater. Dette finnes det mer~~ ~~informasjon om hvordan hos Service Now.~~
|
|
|
|
|
|
## ~~Lister~~
|
|
|
|
|
|
~~I saksbehandlergrensesnittet finnes det ulike lister som viser ulike~~ ~~saker, oppgaver og annet.~~ ~~Det er et sett med standard lister som leveres med Fellestjenesten. Disse kan man se i venstremenyen når man er navigert inn på arbeidsflaten. Det er mulig å søke i listene med konkrete ord eller \* foran for å søke på deler av et ord/saksnummer e.l.~~ ~~Alle kan lage sine egne lister med egne filtre og kolonner, informasjon om hvordan hos Service Now.~~
|
|
|
|
|
|
## ~~En sak~~
|
|
|
|
|
|
### ~~Opprette en sak~~
|
|
|
|
|
|
~~For å opprette en ny sak, klikker man på pluss-tegn-ikonet i linjen øverst. Detaljert informasjon om hvordan finnes~~ ~~i brukerveiledning.~~ ~~Da~~ ~~kommer man til den første informasjons listen på sak som heter ‘oversikt’.~~ ~~Her er det et sett felter som kan og må fylles inn, funksjonaliteten beskrives i detalj videre i tabellen som følger:~~
|
|
|
|
|
|
**~~Basis saksbehandling:~~**
|
|
|
|
|
|
<table>
|
|
|
<colgroup>
|
|
|
<col style="width: 29%" />
|
|
|
<col style="width: 70%" />
|
|
|
</colgroup>
|
|
|
<thead>
|
|
|
<tr class="header">
|
|
|
<th><strong><del>Felt</del></strong></th>
|
|
|
<th><strong><del>Beskrivelse</del></strong></th>
|
|
|
</tr>
|
|
|
</thead>
|
|
|
<tbody>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td><del>Saksområde</del></td>
|
|
|
<td><del>Hvilket saksområde (prosess fra funksjonsanalysen</del> <del>(FUP)) saken tilhører. Dette</del> <del>er obligatorisk</del> <del>å fylle inn.<br />
|
|
|
Det som er konfigurert opp på saksområdet kan gjøre at flere felter blir</del> <del>obligatoriske</del> <del>å fylle inn, at det er en spesiell tilgangsstyring eller andre ting som hører til</del> <del>konfigurasjonen på</del> <del>saksområdet.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td><del>Saksbehandlende enhet</del></td>
|
|
|
<td><del>Hvilken</del> <del>enhet som skal behandle saken.<br />
|
|
|
Feltet</del> <del>kan være konfigurert til å følge saksområdet.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td><del>Skjerming</del></td>
|
|
|
<td><del>Hvorvidt hele saken skal være skjermet og</del> <del>med</del> <del>eventuelt hvilken skjermingshjemmel.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td><del>Tittel</del></td>
|
|
|
<td><del>Tittel på saken. Hvis det er</del> <del>konfigurert en</del> <del>tittel</del> <del>for saksområdet, fylles dette inn.</del> <del>Men ønsker man noe</del> <del>annet, er det mulig å endre dette og da vil det være det som skrives inn som blir tittelen.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td><del>Offentlig tittel</del></td>
|
|
|
<td><del>Offentlig tittel på saken.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td><del>Beskrivelse</del></td>
|
|
|
<td><del>Et fritekst-felt med mulighet å legge inn en kort beskrivelse av saken.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td><del>Innsender</del></td>
|
|
|
<td><del>Hvem som har sendt inn saken. Feltet settes automatisk</del> <del>hvis det er sendt fra</del> <del>portal.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td><del>Språk</del></td>
|
|
|
<td><del>Innsenders språk.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td><del>Innkommende kanal</del></td>
|
|
|
<td><del>Hvilken kanal/kilde saken har</del> <del>blitt opprettet</del> <del>fra. Opprettes</del> <del>den direkte i</del> <del>saksbehandlergrensesnittet,</del> <del>står det automatisk – Ingen --</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td><del>Tilgangsstyring</del></td>
|
|
|
<td><p><del>Ansatte har lesetilgang til alle saker,</del> <del>med unntak av</del> <del>hvis den er tilgangsstyrt. Begrensing av lesetilgang til saken settes eventuelt i dette feltet. Det kan velges mellom:</del></p>
|
|
|
<ul>
|
|
|
<li><p><del>Ingen tilgangsstyring: Alle ansatte kan se saken samt fullførte registreringer</del></p></li>
|
|
|
<li><p><del>Tildelingsgruppe: Alle saksbehandlere i tildelingsgruppen kan se saken</del></p></li>
|
|
|
<li><p><del>Kun saksbehandler og medsaksbehandler: Kun saksbehandler og medsaksbehandler kan se saken</del></p></li>
|
|
|
</ul>
|
|
|
<p><em><del>Se utvidet informasjon om tilgangsstyring lenger ned i dokumentet.</del></em></p></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td><del>Opprettet</del></td>
|
|
|
<td><del>Automatisk tidsstempel på tiden saken blir opprettet. Feltet kan ikke</del> <del>redigeres.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td><del>Status</del></td>
|
|
|
<td><p><del>Hvilken status saken er i. Statusene kan være:</del></p>
|
|
|
<ul>
|
|
|
<li><p><del>Registrert</del></p></li>
|
|
|
<li><p><del>Under behandling</del></p></li>
|
|
|
<li><p><del>Venter på</del> <del>innsender</del></p></li>
|
|
|
<li><p><del>På vent</del></p></li>
|
|
|
<li><p><del>Venter på godkjenning</del></p></li>
|
|
|
<li><p><del>Etterarbeid</del></p></li>
|
|
|
<li><p><del>Ferdig</del></p></li>
|
|
|
<li><p><del>Kansellert</del></p></li>
|
|
|
</ul>
|
|
|
<p><em><del>Se utvidet informasjon om statusene lenger ned i dokumentet.</del></em></p></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td><del>Årsaken til at saken er satt på vent</del></td>
|
|
|
<td><del>Hvis saken har stauts På vent, vil dette feltet vises</del> <del>og gi</del> <del>en beskrivelse av hvorfor saken er på vent.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td><del>Arkivnummer</del></td>
|
|
|
<td><del>Sakens arkivnummer.</del> <del>Feltet</del> <del>kan ikke</del> <del>redigeres.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td><del>Kryssreferanse</del></td>
|
|
|
<td><del>Kryssreferanse til andre saker.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td><del>Tildelingsgruppe</del></td>
|
|
|
<td><del>Hvilken saksbehandlergruppe saken er tildelt.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td><del>Saksbehandler</del></td>
|
|
|
<td><del>Hvem som er saksbehandler på saken.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td><del>Medsaksbehandler</del></td>
|
|
|
<td><del>Felt for å legge til flere saksbehandlere på saken.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td><del>Forfallsdato</del></td>
|
|
|
<td><del>Fritekst-felt for å legge inn en forfallsdato for saken.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td><del>Vedtak</del></td>
|
|
|
<td><p><del>Utfallet av et vedtak</del> <del>på</del> <del>saken. Det kan være:</del></p>
|
|
|
<ul>
|
|
|
<li><p><del>Innvilget</del></p></li>
|
|
|
<li><p><del>Delvis innvilget</del></p></li>
|
|
|
<li><p><del>Avslått</del></p></li>
|
|
|
</ul>
|
|
|
<p><del>Utfallet legges ikke på automatisk, men må manuelt legges inn av saksbehandler.</del></p></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td><del>Mal for vedtak</del></td>
|
|
|
<td><del>En mal som benyttes for vedtak som gjøres på saken.</del> <del>Når vedtak har blitt satt blir det gjort tilgengelig en liste over maler for vedtaket.</del></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
</tbody>
|
|
|
</table>
|
|
|
|
|
|
### Fra e-post (Outlook) og ustrukturert dokumentasjon (Word)
|
|
|
|
|
|
Det er mulig å opprette sak eller legge inn informasjon på en eksisterende sak via Outlook og Word add-in. Den enkelt institusjon må gjøre denne add-in’en tilgjengelig for saksbehandler. Beskrivelse av hvordan dette gjøres finnes i teknisk dokumentasjon, mens beskrivelse av hvordan de brukes finnes i egen brukerveiledning.
|
|
|
|
|
|
## Arbeid på en sak
|
|
|
|
|
|
Når en sak er opprettet eller tildelt saksbehandler, er den første siden man ser en oversikt som viser alle detaljer om en sak. Her kan saksbehandler fylle inn og lagre informasjon tilhørende en sak. Hvilke felter som er tilgjengelige kan avhenge av hvilket saksområde saken behandles for og tilgangsstyring (se eget kapittel).
|
|
|
|
|
|
### Topp bånd - skjemaoverskrift
|
|
|
|
|
|
Over saksskjemaet finnes overordnet informasjon om saken. Fellestjenesten leverer standard oppsett med følgende felter:
|
|
|
|
|
|
| **Felt** | **Beskrivelse** |
|
|
|
|------------|---------------------------------------------------------------------|
|
|
|
| Tittel | Tittel på saken. Blir automatisk generert om ikke manuelt fylt inn. |
|
|
|
| Saksområde | Hvilket saksområde saken tilhører. |
|
|
|
| Åpnet av | Hvem saken først ble åpnet av. |
|
|
|
| Status | Status på saken. |
|
|
|
| Nummer | Automatisk tildelt saksnummer. |
|
|
|
|
|
|
### Relaterte lister (faner)
|
|
|
|
|
|
For en sak finnes det en del relaterte lister med ulike støtte for å gjøre noe, få informasjon eller oversikt over noe i saksbehandlingen. De relaterte listene som leveres på Basis saksbehandling i Fellestjenesten beskrives i tabellen under. For prosessene finnes det noen flere relaterte lister som er laget for å støtte til saksbehandling, og det kan også komme til flere ved senere videreutvikling hvis man ønsker noe ekstra funksjonalitet for et nytt saksområde.
|
|
|
|
|
|
For en mer utfyllende beskrivelse se følgende dokumentasjon i Service Now.
|
|
|
|
|
|
<table>
|
|
|
<colgroup>
|
|
|
<col style="width: 20%" />
|
|
|
<col style="width: 79%" />
|
|
|
</colgroup>
|
|
|
<thead>
|
|
|
<tr class="header">
|
|
|
<th><strong>Relatert liste</strong></th>
|
|
|
<th><strong>Beskrivelse</strong></th>
|
|
|
</tr>
|
|
|
</thead>
|
|
|
<tbody>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td>Dokumenter</td>
|
|
|
<td><p>Alle registreringer/dokumenter som lastes opp på en sak, hoveddokument og vedlegg</p>
|
|
|
<p>Her finner du muligheten for opplastning, forhåndsvisning og vedlikehold av dokumenter tilknyttet saken.</p></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td>Veiledning</td>
|
|
|
<td><p>En trinnvis veiledning for å guide saksbehandler gjennom saksgangen, det finnes en generell for basis saksbehandling og en spesifikk for de 3 prosessene</p>
|
|
|
<p>En steg-for-steg veiledning for standardisert løsning av prosessene som kan veilede saksbehandler gjennom rekkefølgen av oppgaver og aktiviteter for å lukke saken.</p></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td>Godkjenninger</td>
|
|
|
<td><p>Alle registreringer/dokumenter som sendes på godkjenningsflyt</p>
|
|
|
<p>Godkjenninger-fanen gir oversikt over og status på registreringer som er sendt til godkjenning.</p></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td>Oppgaver</td>
|
|
|
<td><p>Oppgaver saksbehandler kan opprette for samhandling og lage komiteer</p>
|
|
|
<p>I oppgave-fanen kan saksbehandler se status på og fordele arbeidsoppgaver for å samarbeide med andre brukere. Saksbehandler har mulighet til å opprette en valgfri oppgave eller oppgaven med å planlegge en komité.</p></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td>Oppfølginger</td>
|
|
|
<td><p>Alle avskrivninger/oppfølginger som enten er fullført eller åpne</p>
|
|
|
<p>Fanen viser oversikt over hvordan inngående journalposter har blitt besvart / avskrevet.</p></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td>Sakspart</td>
|
|
|
<td>Alle som er delaktig som en part i en sak<br />
|
|
|
Brukere som har en part i saken, både interne og eksterne.</td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td>Møtesak</td>
|
|
|
<td>Opprette møtesaker til å behandles i møter og utvalg-modulen<br />
|
|
|
I denne fanen kan saksbehandler opprette møtesaker som kan sendes til et utvalg for behandling eller informasjon.</td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td>Presedens</td>
|
|
|
<td>Hvis det har blitt opprettet presedens for tilsvarende saker på saksområdet vil disse vises her.</td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td>Relevante lenker</td>
|
|
|
<td>Et register med lenker til relevante lov og regelverk til valgt saksområde.</td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td>SLA-er for oppgave</td>
|
|
|
<td>SLA-frister tilknyttet saken som behandles.</td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
</tbody>
|
|
|
</table>
|
|
|
|
|
|
Øvrige felter og relaterte elementer på sak fra spesifikke prosesser
|
|
|
|
|
|
**Godkjenning av utdanning:**
|
|
|
|
|
|
| **Felt** | **Beskrivelse** |
|
|
|
|------------------------|---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
|
|
|
| Type søknad | Feltet viser om innsender søker om forhåndsgodkjenning eller godkjenning av gjennomført utdanning. |
|
|
|
| Utdanningsplan | Innseders utdanningsplan. |
|
|
|
| Utfyllende informasjon | |
|
|
|
| Oppsummering | Feltet generer et automatisk sammendrag av beslutningen på emnene det er søkt godkjenning om. |
|
|
|
| **Element** | **Beskrivelse** |
|
|
|
| Emner | Liste over emner som innsender har søkt om godkjenning av. I denne fanen kan saksbehandler behandle og ta en beslutning på de ulike emnene. |
|
|
|
|
|
|
**Innsynskrav:**
|
|
|
|
|
|
| **Felt** | **Beskrivelse** |
|
|
|
|---------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
|
|
|
| Saksnummer(eInnsyn) | Referanse til innsynskravnummer i eInnsyn. Flere saker kan referere til samme eInnsynsnummer. |
|
|
|
| Id(eInnsyn) | Referanse til saksnummeret til dokumenter i eInnsyn. Unikt for hver sak. |
|
|
|
| Sammendrag | Feltet generer et automatisk sammendrag av beslutningen på dokumentene det er søkt innsyn i. |
|
|
|
| **Element** | **Beskrivelse** |
|
|
|
| Innsynsdokumenter | Fanen gir en oversikt over og status på dokumentene det er søkt innsyn i. Dokumentene blir delt inn i separate oppgaver som tildeles til saksbehandlere og behandles separat. Inne i oppgaven kan saksbehandler vurdere om det skal gis innsyn samt sladde dokumentet. |
|
|
|
|
|
|
**Kompetanseopprykk:**
|
|
|
|
|
|
| **Felt** | **Beskrivelse** |
|
|
|
|-------------------|-----------------------------------------------|
|
|
|
| Søker om stilling | Hvilken stilling innsender søker opprykk til. |
|
|
|
|
|
|
<table>
|
|
|
<colgroup>
|
|
|
<col style="width: 50%" />
|
|
|
<col style="width: 50%" />
|
|
|
</colgroup>
|
|
|
<tbody>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td><ul>
|
|
|
<li></li>
|
|
|
<li></li>
|
|
|
<li></li>
|
|
|
</ul></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="even">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
<tr class="odd">
|
|
|
<td></td>
|
|
|
<td></td>
|
|
|
</tr>
|
|
|
</tbody>
|
|
|
</table>
|
|
|
|
|
|
| | |
|
|
|
|-----|-----|
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
|
|
|
Aktivitetsstrømmen- på sak
|
|
|
|
|
|
Aktivitetsstrømmen gjør det mulig for saksbehandler å kommunisere med innsender og lage interne notater om arbeidet som er utført på en sak. Det er mulig å konfigurere aktivitetsstrømmen slik at den lytter på felter og loggfører endringer i felter, for eksempel hvis statusen på en sak endres. Dette kan enkelt gjøres direkte i filteret til aktivitetsstrømmen.
|
|
|
|
|
|
Sidepanel (høyre)
|
|
|
|
|
|
I dette sidepanelet får saksbehandlere tilgang til noen ekstra verktøy. Saksbehandleren kan i sidefanen åpne for å gjennomføre et tilpasset kontekstuelt søk som returnerer søkevisninger fra eksterne kilder. Det finnes også et panel for ekspedering, eventuelle sjekklister og relaterte kunnskapsartikler.
|
|
|
|
|
|
Søk\
|
|
|
Det finnes to former for søk i løsningen. Enten kan man søke via en sak eller direkte fra arbeidsflaten i venstre menyen.
|
|
|
|
|
|
Eller så kan man søke via globalt søk.
|
|
|
|
|
|
Tilgangsstyring
|
|
|
|
|
|
Statusflyt
|
|
|
|
|
|
Hjelpeverktøy
|
|
|
|
|
|
De ulike komponentene i et saksbilde i Workspace:
|
|
|
|
|
|
| | |
|
|
|
|-----|-----|
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
|
|
|
| | |
|
|
|
|-----|-----|
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
|
|
|
| | |
|
|
|
|-----|-----|
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
| | |
|
|
|
|
|
|
| | |
|
|
|
|-----|-----|
|
|
|
| | |
|
|
|
|
|
|
{width="6.3in" height="3.5708333333333333in"} |